In this study, it is aimed to evaluate the electronic records management systems (ERMS) used in universities in the context of interoperability from a technical and organizational perspective. For this purpose, a survey was applied to the administrative staff of universities in Ankara, Turkey and 104 people participated in the survey. In the light of the data obtained, it was concluded that the records management procedures in universities are carried out in a distributed manner and are not gathered under a single unit. Official correspondence between institutions in universities is mostly carried out by registered electronic mail (REM). It was determined that while there are not many legal and technical obstacles to the interoperability of electronic records management systems, there are more organizational and administrative problems. Within the scope of the results, some suggestions have been made to university administrators and system developers. The study may guide universities in the transition and development stages to ERMS.
Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinde Değişik Yapılmasına Dair Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi. (2019) T.C. Resmî Gazete, Sayı: 30928, 24 Ekim 2019.
DişliMKülcüÖ (2019) Elektronik belge yönetim sistemlerinde birlikte çalışabilirlik: Türkiye’deki koşullar üzerine bir değerlendirme. In: YalçınkayaBÜnalMAYılmazBÖzdemirciF (eds) Bilgi Yönetimi ve Bilgi Güvenliği: eBelge- eArşiv- eDevlet- Bulut BilişimBüyük Veri- Yapay Zekâ, pp. 25–44.
5.
EroğluŞÇakmakTKülcüÖ (2016) Kurumlararası Bilgi Paylaşımı ve Birlikte Çalışabilirlik Esasları. In: ÖzdemirciFÖzelNÇakmakT (eds) e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme- Elektronik Arşiv- Elektronik Belge Yönetimi, 21-22 Ekim 2015, Gölbaşı-Ankara, pp. 155–162.
KanagwaBNakatumba-NabendeJMugwanyaRKigozi KahiigiENgabiranoS (2018) Towards an Interoperability e-Government Framework for Uganda. In: OdumuyiwaVAdegboyegaOUwadiaC (eds) e-Infrastructure and e-Services for Developing Countries. AFRICOMM 2017. Lecture Notes of the Institute for Computer Sciences, Social Informatics and Telecommunications Engineering, vol 250. Springer, Cham. DOI: 10.1007/978-3-319-98827-6_2
LaskaridisGMarkellosKMarkellouPPanayiotakiASakkopoulosETsakalidisA (2007) E-government and Interoperability Issues. IJCSNS International Journal of Computer Science and Network Security, 7(9), 28–38.
11.
MaroyeLvan HoolandSAranguren CelorrioFSoyezSLosdyckBVanreckOde TerwangneC (2017) Managing electronic records across organizational boundaries: The experience of the Belgian federal government in automating investigation processes. Records Management Journal, 27(1), 69–83. DOI: 10.1108/RMJ-11-2015-0037
12.
MosweuOBwalyaKJMutshewaA (2017) A probe into the factors for adoption and usage of electronic document and records management systems in the Botswana context. Information Development, 33(1), 97–110. DOI: 10.1177/0266666916640593
13.
OliveiraAElerM (2017) Interoperability in e-Government Solutions: The Case of Brazilian Federal Universities. In Anais Principais do XIII Simpósio Brasileiro de Sistemas de Informação, pp. 324–331. SBC.
14.
ÖnaçanM.B.K (2012) Kamu kurumları arasında elektronik belge alışverişi ile ilgili mevzuat ve kamu kurumlarında yapılması gerekenler. Bilgi Dünyası, 13(2). 494–506. Available at: http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/81
15.
ÖzdemirciF (2016) Bütünleşik e-Kurum Sistemleri ve Kurumsal Yapılanmalara Yansıması: Ankara Üniversitesi e-BEYAS Uygulaması ve Kurumsal Yapılanma. In: ÖzdemirciFÖzelNÇakmakTAkdoğanZYalçınkayaB (eds) eBEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme- Elektronik Arşiv- Elektronik Belge Yönetimi, 21-22 Ekim 2015, Gölbaşı-Ankara, pp. 35–43. Ankara: Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü.
16.
ÖztürkG (2019) Türkiye’de e-devlet sürecinde elektronik tebligat ve kayıtlı elektronik posta (KEP) uygulaması. Unpublished Master Thesis. Hacettepe University, Ankara.
17.
PardoTANamTBurkeGB (2012) E-Government Interoperability: Interaction of Policy, Management, and Technology Dimensions. Social Science Computer Review, 30(1), 7–23. DOI: 10.1177/0894439310392184
18.
PostacıT (2010) E-Devlet uygulamalarında birlikte çalışabilirlik örneği. Unpublished Master Thesis. Gazi University, Ankara.
19.
SulehatNATaibCA (2016) e-Government Information Systems Interoperability in Developing Countries: The Case of Jordan. Journal of Business and Social Reviewin Emerging Economies, 2(1), 49–60. DOI: 10.26710/jbsee.v2i1.18
20.
Van StadenS (2011) e-Government Interoperability: A cooperative architecture model to facilitate information sharing in Namibia. Doctoral dissertation. University of Namibia.
21.
ViegasCVasconcelosABorbinhaJChoraZ (2019) Records Management Support in the Interoperability Framework for the Portuguese Public Administration. Proceedings of the 21st International Conference on Enterprise Information Systems, 84–94. DOI: 10.5220/0007673300840094
22.
TontaY (1999) Bilgi toplumu ve bilgi teknolojisi. Türk Kütüphaneciliği, 13(4), 363–375.
23.
YazıcıS (2019) Elektronik belge yönetim sistemlerinde birlikte çalışabilirlik ve olgunluk modeli önerisi. Unpublished PhD Dissertation. Ankara University, Ankara.
24.
YazıcıSve ÖzdemirciF (2019) Bilgi yönetim sistemlerinin birlikte çalışabilirlik gereksinimleri ve elektronik belge yönetim sistemi birlikte çalışabilirlik olgunluk modeli. Bilgi Yönetimi, 2(2) 84–105. DOI: 10.33721/by.624077
